UPGRADE
Timekeeper 2022
Nessa página, estão registradas as alterações do Timekeeper para 2022. Assim você pode voltar aqui quando precisar e rever as informações.
Vamos lá!
Você já sabe que o nosso sistema é composto de 4 planilhas: o Diário de Produção, onde todos os colaboradores da sala técnica registram suas horas por etapa de projeto, +3 planilhas de caráter administrativo, que são:
1. Lista de Serviços e Precificação
2. Previsto e Acompanhamento de Produção
3. Controle Financeiro
A planilha 1 é o controle DA DIREÇÃO e contém as abas de parametrização onde você define suas etapas de trabalho, registra nome e o cargo dos colaboradores, define seu custo fixo, aponta os salários e outros dados que são considerados mais sensíveis, portanto esta é a planilha que deve ser compartilhada apenas com pessoas de confiança.
1.
A planilha 2 é o controle DA GERÊNCIA DE SALA TÉCNICA, é onde o GST monta seus previstos e acompanha os resultados por projeto.
2.
A planilha 3 é exclusiva para o controle financeiro. É onde você ou àqueles de sua confiança lançam e acompanham contas a pagar e contas a receber. O uso da planilha 3 é opcional, mas recomendável, pois ela está cada vez mais integrada com a lista de serviços na Planilha 1.
3.
IMPORTANTE: a aba PREVISTO X REALIZADO FINANCEIRO, que é utilizada para precificação está na planilha 1.
POR ONDE COMEÇAR
Lembre-se que o primeiro passo de todo novo ano dentro do nosso sistema é parametrizar corretamente seus dados, inserindo o custo fixo que você deseja trabalhar para o ano que se inicia, a carga horária atualizada de cada cargo da sua equipe e os salários que você pratica.
COMO PARAMETRIZAR O SISTEMA PARA 2022:
Você vai utilizar duas abas que estão na Planilha 1:
- Validação Geral, na Planilha 1.
Aba Validação Geral, na Planilha 1 - todos os parâmetros de uso do sistema consolidados em um só lugar.
- Parâmetros do Escritório, na Planilha 1.
Aba Parâmetros do Escritório, na Planilha 1 - todos os parâmetros de custo consolidados em um só lugar.
Siga o passo a passo:
1. Insira todos os colaboradores e seus respectivos cargos na aba Validação Geral.
2. Coloque os cargos, um em cada linha da aba Parâmetros, informando a remuneração média de cada cargo (arredonde para cima, se for o caso), a quantidade de pessoas que você tem naquela função e a quantidade de horas disponibilizadas para aquele cargo por mês.
3. Insira o custo fixo médio mensal do seu escritório na aba Parâmetros (arredonde para cima, se for o caso e não esqueça de trabalhar com o custo que você pretende ter no ano, mesmo que este não seja o seu custo imediato agora, assim a planilha vai considerar este custo na hora de calcular o preço dos seus projetos).
COMO PRECIFICAR UM PROJETO?
Esta é decididamente a função mais utilizada do Timekeeper, portanto não custa nada repetir e deixar registrado aqui a sequência básica:
1. Cadastrar o projeto na aba LISTA DE SERVIÇOS - Planilha 1.
2. Fazer o previsto na aba PREVISTO - Planilha 2.
3. Voltar para planilha 1 e fazer a precificação na aba PREVISTO X REALIZADO FINANCEIRO.
PRINCIPAIS UPGRADES
1. Agora na Lista de Serviços você tem a coluna VALOR PROPOSTA!
Antes você contava apenas com a coluna VALOR CONTRATADO e só devia inserir na planilha os valores fechados, ou seja, após o “de acordo” do cliente, portanto você não tinha um acompanhamento das propostas em aberto ou dos valores de proposta perdidos.
Agora isso é possível com a coluna VALOR DA PROPOSTA. Coloque aqui o valor proposto para o cliente e registre posteriormente, quando o cliente fechar, o valor efetivamente acordado com ele, na coluna VALOR CONTRATADO, assim você controla os dois valores.
Nova coluna na Lista de Serviços - VALOR PROPOSTA
2. Controle de Clientes Perdidos
Perder uma negociação é algo que ninguém deseja, mas que acontece e que precisa ser muito bem monitorado. Antes você não possuía um local para registrar a data e o motivo da desistência de um possível cliente, apesar de nós sempre recomendarmos esse controle dentro dos nossos workshops e consultorias.
Para 2022 nós incorporamos essa possibilidade ao Timekeeper e ele já compila tudo automaticamente para você no Novo Painel Comercial.
Novas colunas na Lista de Serviços (Planilha 1) - DATA E MOTIVO DE PERDA DE UM POSSÍVEL CLIENTE
Análise da Perda de Negociações no Novo Painel Comercial 2022 (Planilha 1)
3. Controle de Metragem Projetada
Entender quantos metros quadrados de um determinado tipo de projeto seu escritório já produziu pode ser um indicador interessante para análise de foco assim como uma referência de expertise e esse acaba sendo um número que poucos profissionais possuem na ponta da língua.
Agora você vai conseguir verificar esses números de forma muito simples a partir do seu sistema Timekeeper. Nós inserimos uma coluna na validação geral para que você possa manter esse controle e uma análise automática no Novo Painel Comercial 2022:
Nova coluna na Lista de Serviços (Planilha 1) - METRAGEM PROJETADA
4. Análise Trimestral e Definição de Metas por Tipo de Serviço
Este que é um dos incrementos mais relevantes para quem pratica a arte do planejamento estratégico ano a ano.
Na versão 2022 do Timekeeper você poderá comparar o resultado de 3 anos consecutivos, trimestre a trimestre e definir suas metas para cada um desses períodos por tipo de serviço. Tudo isso na aba do Novo Painel Comercial 2022. Role para baixo e encontre esse recurso fantástico!
Análise Trimestral e Definição de Metas por Tipo de Serviço no Novo Painel Comercial 2022
5. Demonstração de Resultados (DRE) na Planilha de Controle Financeiro
Está é decididamente a consolidação da planilha de controle financeiro atrelada ao Timekeeper.
A partir de 2022, você terá uma demonstração de resultados mensal e consolidado anual dentro do seu sistema.
Para isso temos uma coluna nova na aba Validação e Resumo Financeiro chamada Chave para DRE. Assim você pode atribuir cada centro de custo a um tipo de movimentação do modelo clássico de Demonstração de Resultados que nós implantamos no Timekeeper:
Nova coluna na aba Validação e Resumo Financeiro (Planilha 3) - CHAVE PARA DRE
Uma vez que você tenha associado cada um dos seus centros de custo a uma Chave para DRE, basta verificar a aba DRE na Planilha 3 para ver os resultados mês a mês e a consolidação anual dos seus números. Você só precisa escolher o ano lá em cima. O resto é por conta do sistema.
Nova aba DRE (Demonstração de Resultados) na Planilha 3
6. Acompanhamento de Resultados por Fornecedor / Parceiro
E, atendendo a pedidos, para finalizar a lista de upgrades para 2022, nós devolvemos ao nosso sistema uma possibilidade de acompanhamento que existiu na primeira versão da planilha de controle financeiro - o acompanhamento de resultados por por fornecedor / parceiro.
Agora, existe uma nova coluna no Diário Financeiro onde você pode associar uma movimentação de entrada ou saída a um determinado fornecedor ou parceiro:
Nova coluna na aba Diário Financeiro (Planilha 3) - FORNECEDOR / PARCEIRO
Os nomes disponíveis na validação (setinha para baixo) são provenientes da aba Validação e Resumo Financeiro. Seguindo a mesma lógica de funcionamento do sistema, é lá que você precisa cadastrar previamente os seus contatos para habilitar esse controle no Diário Financeiro. Dessa forma, automaticamente tudo que você lançar como A PAGAR, PAGO, A RECEBER ou RECEBIDO automaticamente vai aparecer no Resumo Financeiro, como na imagem que se segue:
Novas colunas na aba Validação e Resumo Financeiro (Planilha 3) - RESULTADO POR FORNECEDOR / PARCEIRO
Muito bem, isso é o que temos para hoje!
Lembre-se que a única forma de dominar todas as possibilidades do Timekeeper é praticando.
Você não precisa mais navegar às cegas. Precificar em base tempo e acompanhar resultados sistematicamente é a forma mais rápida de entender tudo que acontece na sala técnica e não entrar em prejuízo.
Conte com a gente!
Liderança efetiva é colocar em primeiro o que é mais importante. Gerenciamento efetivo é a disciplina realizando isso.
Stephen Covey
