A aproximação do fim de um ano comumente nos faz pensar em melhorar sobre vários aspectos: comer melhor, perder peso, ficar mais forte, passar mais tempo com os filhos ou com os pais, viajar mais, ler mais, passar menos tempo na frente da TV, participar de projetos sociais etc.
Se você tem uma empresa ou, para ficar dentro do nosso tema de trabalho, um escritório na área de projetos - arquitetura, interiores, engenharia ou design - é natural que nessa época do ano você também esteja refletindo sobre o que você precisa fazer para ter um escritório melhor no ano que se inicia.
A questão é que muitas vezes é difícil saber por onde começar. As perguntas mais comuns são as seguintes:
Como eu faço para vender mais?
Será que eu estou trabalhando com o público certo?
Quem poderia me ajudar a gerenciar as redes sociais do escritório?
Como eu faço para diminuir a quantidade de retrabalho na minha sala técnica?
O que eu preciso fazer para levar menos trabalho para casa?
Como eu posso estruturar melhor minha equipe?
Está na hora de contratar um Gerente de Sala Técnica?
Como eu posso encontrar e pagar por pessoas realmente competentes para me ajudar a desenvolver os projetos?
Como eu faço para saber se os meus projetos estão dando lucro?
O que eu posso fazer para garantir a qualidade das entregas da equipe?
O que eu preciso fazer para gerenciar melhor as datas de entregas?
As perguntas sobre posicionamento de mercado dizem respeito à área de BRANDING.
As perguntas sobre comunicação e vendas dizem respeito à área de MARKETING.
As perguntas sobre gestão de pessoas, recrutamento e seleção, capacitação de pessoal, infraestrutura, contas a pagar e a receber, cobrança, equilíbrio financeiro etc., são da área de CONTROLADORIA.
As perguntas sobre fluxo de produção, controle de entregas dos projetos, orçamentação, acompanhamento de compras, acompanhamento de projeto em obra, produção e montagem, são da área de PRODUÇÃO.
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O fato é que você precisa ter objetivos claros e resultados chave estabelecidos para cada uma das áreas acima. É preciso identificar os pontos que precisam ser corrigidos em cada uma delas e o que já está bom e deve receber esforços apenas de manutenção.
Por outro lado, olhando para fora, é preciso analisar as tendências de mercado e inferir se a sua organização resistirá a evolução dos tempos na área em que você atua, continuando a entregar valor real para o seu público alvo. Esse exercício permite definir se a operação que você está construindo está preparada para o futuro dentro do seu horizonte de planejamento.
São muitas questões e é realmente muito complexo definir por onde começar. Muitas vezes é preciso abordar vários assuntos ao mesmo tempo. Às vezes um assunto depende do outro e é preciso montar um encadeamento de ações para atingir determinado objetivo estratégico. Algumas coisas devem acontecer muito rápido para ter efeito e outras realmente precisam levar muito tempo. Algumas ações são intransferíveis e dependem exclusivamente do dono da empresa ou da gerência, enquanto outras não só podem como devem ser delegadas para que as coisas possam acontecer. Decidir o que você vai abraçar pessoalmente e o que você vai entregar para outro profissional é muitas vezes a tarefa mais importante do diretor de uma empresa.
Fazer essas reflexões, decidir por onde começar, definir quem faz o quê, estabelecer a sequência de ações necessárias para atingir os objetivos estratégicos, analisar se essas ações cabem na agenda e na capacidade de investimento da operação e acompanhar o desenrolar desse plano ao longo do ano é fundamental para o crescimento de qualquer empresa.
Pois é, se você ainda não entendeu que, além de arquiteto, você rege uma operação, você ainda não entendeu que precisa cavar tempo na sua agenda para cuidar de gestão.
Para um gestor, o ano costuma representar um ciclo planejamento, execução e melhoria e é por isso que o fim do ano significa o momento de pensar em como melhorar a empresa e começar o novo ciclo. E aqui estamos falando de PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, a função mais nobre e complexa da gestão.
Entenda, planejar não é complicado, é complexo! Exige dedicação, tempo e disciplina.
E ao mesmo tempo que é complexo, é extremamente necessário, independentemente do tamanho da sua operação.
Planejar nos conecta aos nossos objetivos mais significativos, nos permite enxergar o que realmente importa e dizer NÃO àquilo que, por mais que pareça uma oportunidade, nos afasta dos nossos sonhos.
Quem planeja precisa de menos sorte! Quem planeja costuma ser proativo e isso não significa fechar os olhos para as oportunidades inesperadas no sentido de seguir um caminho engessado, significa apenas estar mais capaz de distinguir uma dispersão de uma oportunidade verdadeira.
E aí, você já sabe o que vai vender em 2022?
Você já sabe que clientes você vai prospectar ou como vai funcionar a sua comunicação? Já definiu as técnicas e ferramentas que você vai usar? Já mapeou os eventos dos quais você vai participar ou definiu aqueles que você vai promover?
Você está certo de que a sua estrutura de pessoas e o seu fluxo de trabalho estão preparados para entregar o melhor dos seus projetos para os seus clientes em 2022?
No próximo ano suas técnicas e ferramentas de gestão de tempo irão permitir que a sua sala técnica se auto gerencie ou você vai continuar precisando se envolver com pequenos problemas e correções diárias que te impedem de se dedicar às funções estratégicas do seu escritório de projetos?
E aí, quais são as suas promessas sobre a gestão do seu escritório para 2022?
