O tema da postagem de hoje é GESTÃO DE TEMPO, um um dos assuntos mais recorrentes na prática de consultoria organizacional e isso porque talvez nenhuma outra disciplina da área de gestão seja tão relevante para os arquitetos a frente de um escritório quanto essa.
Produzir arquitetura é uma atividade extremamente complexa - demanda conhecimento técnico de várias áreas, capacidade de conduzir relações por vezes complicadas com clientes que não entendem/aceitam o modelo de trabalho por trás da contratação de um profissional para liderar um projeto e ao mesmo tempo coordenar os esforços de uma equipe multidisciplinar para uma entrega de qualidade.
Hoje, depois de ajudar dezenas de escritórios a fazer gestão de tempo, podemos afirmar categoricamente: VOCÊ, ARQUITETO GESTOR, PRECISA SER MUITO BOM EM GESTÃO DE TEMPO - MUITO DISCIPLINADO - PARA CONDUZIR UMA OPERAÇÃO DE SALA TÉCNICA PELO MENOS REGULAR. E essa é justamente uma das maiores dores de cabeça da categoria.
Isso se deve ao fato de que a produção em arquitetura é um processo absurdamente dinâmico, mas isso é só mais um indicador do quanto precisamos nos dedicar ao tema. A boa notícia é que, se formos capazes de envolver nossas equipes nessa disciplina e fazer com que todos adotem determinadas técnicas, podemos ter um escritório de fato bom, quiçá excelente em gestão de tempo e isso alivia demais a operação. É como comprar horas extras para os dias de trabalho!
Portanto, se você quer parar de levar trabalho pra casa e queimar finais de semana para dar conta dos projetos, você precisa aprender gestão de tempo profissional e precisa envolver sua equipe nesse processo.
- Ah, mas eu sou arquiteto, minha expertise é outra... eu não gosto dessas coisas de gestão, eu prefiro trabalhar com concepção, design... não foi para isso que eu me formei...
Muito bem, isso não é problema! Reconhecer sua área de expertise só é bom, pois lhe direciona! Agora se você quer ter um escritório e não vai assumir essa tarefa e dedicar tempo para gestão de sala técnica, é importante entender que vai ter que trazer outra pessoa para essa função e que a sua própria produção, do ponto de vista técnico, também precisará estar subordinada aos processos coordenados por esse profissional. Sem isso, o tamanho do seu escritório sempre estará limitado pelo tamanho da sua agenda e qualquer movimento de crescimento vai lhe comprometer pessoalmente, ou seja, vai tomar seu tempo fora do escritório e reduzir sua qualidade de vida.
Este é um insight precioso para os gestores - quanto mais a empresa depender de você, pessoalmente, menos ela poderá crescer.
A outra opção é você realmente se entender como um profissional de perfil exclusivamente técnico e aceitar que precisa estar dentro de um ambiente onde outros profissionais fazem a gestão comercial e a gestão de produção, ou seja, dentro de um outro escritório que provavelmente não levará o seu nome. Isso também está longe ser ser um problema, apenas aponta um caminho dentre tantos outros para a realização profissional! De novo: reconhecer sua área de expertise só é bom, direciona sua vida!
Nós só conseguimos encontrar equilíbrio em nossas vidas quando a dimensão do trabalho está resolvida e se você entendeu que o seu caminho é empreender - o que significa liderar seu próprio escritório - encontrar equilíbrio passa por resolver a questão das entregas dentro da sua operação.
Queremos portanto enfatizar aqui dois movimentos que você precisa dominar: o macroplanejamento e a gestão de tarefas em equipe. O primeiro é um exercício de visão - se você não consegue enxergar tudo que precisa ser feito, como você pode priorizar as tarefas? Nós observamos todos os dias as salas técnicas de arquitetura serem surpreendidas por cobranças sobre tarefas que já deviam estar feitas e simplesmente foram esquecidas. Fazer macroplanejamento é sobre não esquecer nada! E o segundo movimento é um exercício de organização parecido com arrumar uma estante - entenda as tarefas como livros de tamanhos diferentes que você precisa organizar em um estante que tem espaços fixos entre as prateleiras. Os livros são as tarefas e a estante é a sua semana de trabalho. Entenda ainda cada prateleira como um profissional da sua equipe. Você só pode colocar ali o que cabe.
O macroplanejamento é o movimento de gestão onde você empilha todas as tarefas e as distribui no tempo, de tal maneira que você possa enxergar tudo que precisa ser feito, decidir sobre as prioridades e trazer para a semana de trabalho somente aquilo que realmente deve e pode ser abordado pela equipe. Esse é o momento das escolhas, pois dependendo do volume de trabalho acumulado, é quando você precisa priorizar determinadas tarefas em detrimento de outras e negociar prazo com alguns clientes.
Essa "necessidade de negociar" diminui com o domínio das ferramentas de gestão, mas é comum no início, quando você começa a se organizar e ainda tem mais coisas prometidas do que de fato podem ser entregues.
A melhor maneira de fazer macroplanejamento é utilizando um gráfico de Gantt, como o que está no exemplo abaixo.
Já a gestão de tarefas é como dar um zoom na semana de trabalho delineada no macroplanejamento e definir tarefas específicas para cada membro da equipe, considerando sua jornada de trabalho diária (tempo disponível) e o tempo de cada tarefa, de tal maneira que se possa enxergar tudo que cada colaborador vai fazer no prazo de uma semana.
A melhor maneira de fazer isso é utilizando técnicas como essa adaptação do Scrum que nós montamos (ver imagem abaixo), onde você fixa um framework na parede e trabalha com post-its que evoluem dia a dia até um quadro de tarefas concluídas. Isso confere dinâmica e ludicidade ao processo, envolvendo as pessoas. O fato de ser um sistema visual também permite a rápida apreensão de tudo que está acontecendo por parte do Gerente de Sala Técnica.
Outro conceito importante é o de ciclo de produção. Como você pôde ver, nós propusemos acima um ciclo de uma semana, pois já verificamos que no universo de arquitetura este é o melhor período entre as reuniões de macroplanejamentos e divisão de tarefas. Você pode trabalhar com mais ou menos tempo, mas o importante é que você proteja ao máximo os seus ciclos de produção - uma vez que você defina tudo que precisa ser feito naquele ciclo, é importante evitar a entrada de novas tarefas. Elas, preferencialmente, devem ficar na espera, para o próximo ciclo.
No princípio, enquanto você está acostumando sua equipe e os seus clientes a trabalhar dentro desse esquema, é importante deixar espaço reservado dentro de cada ciclo para o surgimento de tarefas não planejadas, mas com o tempo é importante reduzir ao máximo esse espaço para "fura-filas".
Concluindo, aprender a gerenciar tempo é muito importante para a saúde da sua operação e para a sua saúde.
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