É bem provável que você já tenha escutado a gente repetir aqui na Innesco que não existe figura mais estratégica para um escritório de projetos que o GST, o "Gerente de Sala Técnica", mas afinal como se configura esse cargo? Qual sua missão e quais são suas obrigações dentro do escritório?
Essa é uma dúvida frequente e resolvemos escrever um artigo para deixar isso registrado aqui no blog da Innesco.
O GST é o braço de gestão do Arquiteto Sênior (AS) ou titular do escritório.
Com o tempo ele passa a conhecer a operação melhor que o próprio AS. Tanto que, nos escritórios que precificam em base tempo, é natural que para estabelecer a previsão de tempo para elaboração de uma proposta, o AS acione o GST, entregando para este o escopo do trabalho e deixando que ele retorne com o volume de horas previsto por etapa e por tipo de profissional, um dado fundamental para precificação e que é muito melhor conhecido pelo GST do que pelo AS, afinal é ele quem acompanha o dia a dia da sala técnica, enquanto o AS normalmente está mais envolvido com as fases de concepção e acompanhamento pós-projeto.
Em alguns escritórios com tino mais comercial, o GST assume inclusive a precificação propriamente dita e chega até mesmo a elaborar as propostas comerciais para que o AS apresente para o propenso cliente, podendo até participar dessas reuniões e fazer a gestão dos clientes em fase de prospecção - CRM (Controle de Relacionamento com o Cliente).
Uma vez que o projeto entra no escritório, é o GST quem encaixa todas as entregas do mesmo no macroplanejamento da sala técnica e cria a lista de demandas, estabelecendo as datas das entregas internas e externas de cada etapa do projeto, assim como os responsáveis pelas tarefas. Quando um escritório está estruturado em ilhas de produção e possui Coordenadores de Projetos (CPs), cada um cuidando da sua ilha, é o GST quem define a ilha que irá receber o projeto, observando a que tem mais aptidão para o mesmo e mais tempo para receber as novas incumbências.
O GST é portanto um cargo da linha de gerência, estando acima dos CPs e até mesmo dos ASs no sentido de que é o GST quem define o que vai ser feito por estes profissionais e os prazos de entrega que os mesmos precisaram respeitar para que nada saia do trilho. Não que o GST vá apontar caminhos para a concepção ou o desenvolvimento de um projeto. Essas atribuições são dos ASs e CPs, mas ambos devem satisfação ao GST no que se refere aos prazos para o desenrolar das suas atividades e sábio é o AS que se submete ao "controle" do GST uma vez que um projeto entra no escritório.
Nessa linha, todo GST precisa ser um especialista em gestão de tempo/tarefas, dominando conceitos e técnicas de gestão ágil - macroplanejamento, gantt, scrum, kanban, sprint, comunicação assíncrona... Estes, entre outros termos, devem fazer parte do seu universo de estudo e evolução permanente, afinal é ele quem controla as datas, cobra as entregas e coordena a transferência de informação entre os envolvidos com um projeto do escritório, garantindo o melhor fluxo da produção.
Enquanto um CP é responsável por uma equipe de arquitetos, desenhistas e/ou estagiários que estão desenvolvendo o projeto, da concepção ao detalhamento, indo muitas vezes até a orçamentação e o acompanhamento da obra, o GST não se envolve diretamente com o desenho, a orçamentação ou o acompanhamento da obra, mas sabe tudo que está acontecendo em cada fase do projeto e se atém a pavimentar o terreno, por assim dizer, para que a próxima etapa aconteça da melhor forma.
O GST é portanto o senhor do fluxo de produção de um escritório. Ele conhece todas as etapas, todos os formulários e todos os modelos de documentos que devem ser produzidos internamente e para entrega ao cliente, devendo estar sempre atento a melhoria desse fluxo e documentos, observando o que está bem e deve ser mantido e o que está mal e precisa ser melhorado no sentido de evitar o retrabalho.
Uma forte aliada do GST nessa análise e constante melhoria do fluxo de produção é a técnica de Previsto x Realizado (PxR) da Innesco. Como já dissemos aqui, quando um escritório trabalha com Gestão de Projetos em Base Tempo e um projeto vai entrar no escritório, ainda quando no momento da proposta, é preciso definir seu custo com base no tempo que ele vai ocupar de cada perfil de profissional em cada etapa do projeto. Quando o projeto se inicia convém medir através de um Diário de Produção, quanto tempo de fato cada etapa ocupou do time. Comparar o tempo previsto por tipo de profissional para cada etapa com o tempo efetivamente realizado permite identificar discrepâncias que podem representar pontos de melhoria.
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Entenda portanto que o GST é o responsável pelo que chamamos de QUALIDADE e pela manutenção das BOAS PRÁTICAS do escritório; é ele quem puxa o time, do AS aos estagiários, para agir em conformidade com os procedimentos da casa, evitando pular etapas que podem causar problemas futuros e sempre observando o que pode melhorar.
Por exemplo: a etapa de concepção não pode se iniciar antes de se ter o Programa de Necessidades e os Painéis Semânticos que orientam a concepção devidamente trabalhados e aprovados pelo cliente; não se deve investir na renderização ou no tratamento de imagens antes da aprovação do EP, salvo nos casos onde se deliberou previamente sobre isso no sentido de produzir imagens de risco para aprovação de uma ideia (essa prática muito de escritório para escritório); o detalhamento de um executivo não pode se iniciar antes da aprovação formal do EP; nenhuma visita à obra pode acontecer sem que posteriormente seja emitido um Relatório de Visita que especifique o que foi feito e quanto tempo foi aplicado no cliente, de tal maneira que se possa contabilizar esse serviço… e estes são apenas alguns exemplos das boas práticas que devem ser guardadas pelo GST, a depender das regras de cada escritório, claro.
O GST conhece profundamente a estrutura do escritório e seus cargos, frequentemente ajudando na formatação dos mesmos e é responsável pelo calendário de capacitação dos novos membros do time, responsabilizando-se por definir o que esse novo colaborador precisa aprender e com quem até que ele esteja pronto para a sua função.
É interessante que o GST elabore e faça girar um Plano de Avaliação e Capacitação Permanentes para todos os colaboradores do escritório, incluindo seus sócios. Manter o time afiado e altamente produtivo faz parte do seu propósito neste cargo.
O GST domina a descrição de todos os cargos do escritório e cabe a ele elaborar avaliações periódicas no sentido de entender quem precisa se capacitar e definir caminhos para essa capacitação - oficinas internas, workshops, consultorias etc.
Nessa linha do acompanhamento permanente da equipe, eventualmente será necessário contratar ou substituir alguém e é o GST quem vai liderar esse processo, justamente por ser o membro da equipe que mais conhece a operação. Isso Não significa que ele necessariamente vá executar com suas próprias mãos todas as fases de recrutamento e seleção, embora muitas vezes isso até aconteça, mas o fato é que é ele quem observa a necessidade de contratar ou substituir alguém, acorda o início desse processo com a direção e garante a condução desse processo, quer pessoalmente ou através de uma equipe externa de recrutamento e seleção.
Ser o GST de um escritório de projetos é portanto uma missão complexa - é preciso gostar de gente, saber escutar, comunicar ideias e gostar de ensinar. É preciso ter vontade de alinhar pessoas e dirimir conflitos. É preciso apreciar sobremaneira a organização e se empolgar com os momentos de análise dos processos, sempre buscando formas de melhorar. É preciso possuir o desejo sincero de ver as pessoas trabalhando felizes por uma organização eficaz. É preciso o desejo de eliminar o retrabalho, por mais utópico que isso possa parecer. E preciso acreditar em uma cultura de colaboração e amor e eficiência.
E aí, topa esse cargo? Conte com a gente!
Abaixo fizemos um resumo com as 10 principais funções do Gerente de Sala Técnica:
Elaborar previsões de tempo para os projetos que entram na sala técnica, por etapa de projeto e perfil de colaborador, como base para a precificação e a gestão de tarefas em base tempo.
Desenhar propostas para possíveis clientes, quando a direção permite que o GST tenha acesso a informações mais sensíveis como o custo do escritório e as margens de lucro praticadas.
Fazer a gestão de clientes em fase de prospecção - controlar CRM (Customer Relationship Management), quando o escritório possui um comercial mais ativo, e auxiliar a direção a fechar negócios.
Dividir projetos entre os membros do time ou Ilhas de Produção de acordo com o macroplanejamento de entregas do escritório, definindo responsáveis e datas internas e externas para apresentação e entrega de cada etapa do projeto, de acordo com os prazos acordados com os clientes.
Fazer a gestão dos sprints da equipe, garantindo a troca de informações entre os membros do time e o cumprimento das tarefas diárias.
Acompanhar o Previsto x Realizado de cada projeto identificando discrepâncias que podem ajudar nas futuras precificações e na melhoria dos processos internos.
Ajudar a definir e melhorar permanentemente o fluxo de produção do escritório e os documentos modelo da operação com base no que observa que está funcionando bem ou mal.
Ajudar a formatar o organograma do escritório e a descrever os cargos do escritório.
Fazer rodar um programa de avaliação e capacitação permanentes no sentido de identificar o que cada colaborador precisa aprender ou melhorar para se desenvolver dentro do escritório.
Coordenar processos de recrutamento e seleção, quando for o caso.
