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"Se você não pode medir, não pode gerenciar"

Atualizado: 25 de mai. de 2021



A frase do Peter Drucker que usamos no título dessa postagem aponta justamente na direção que estamos propondo para os escritórios de arquitetura, rumo ao entendimento dos seus custos e a melhoraria das suas operações.


Todo gestor precisa saber claramente o que está acontecendo com a sua empresa para conseguir gerir e, para isso, precisa de indicadores, que são basicamente elementos de medição.


Nesse momento você pode estar pensando que é muito mais fácil falar sobre esses indicadores e sobre medir a produção quando se estuda uma fábrica (uma empresa de produtos) ao invés de um escritório de arquitetura (uma empresa de serviços), portanto vamos partir desse pressuposto.


Imagine uma fábrica de prateleiras - entram, por exemplo, 10 placas de aço, 50 parafusos e saem 5 prateleiras. Obviamente o valor do material que entra é a primeira variável dessa equação e a segunda é a mão de obra envolvida - se eu gasto 1 hora de um determinado colaborador mais 0,5 hora de outro para montar cada prateleira e considerando que os 2 colaboradores envolvidos recebem o mesmo salário, devo considerar 1,5 hora/homem de custo de mão de obra para cada uma das peças - a hora/homem de cada colaborador é calculada através da divisão do salário total desse colaborador pelas horas totais disponibilizadas por ele. Continuando nosso cálculo, é preciso levar em conta a durabilidade das ferramentas utilizadas, acrescentando o custo de depreciação das mesmas, que se calcula dividido o preço de cada ferramenta pelo total de horas de uso estimado para ela. Além disso, cada produto deve carregar uma fração do custo fixo da minha operação. Ou seja, se eu estimo vender 100 prateleiras por mês, cada uma delas deve contribuir com um centésimo de cada conta mensal que eu pago - aluguel, internet, telefone, água etc. Essa equação me permite chegar ao custo dos produtos.


MEDIR, portanto, significa acompanhar esses números e GERENCIAR significa agir no sentido de reduzir os custos que me levam ao resultado almejado, ou seja, ao produto que eu quero entregar e cobrar por.


Considere ainda que para chegar ao preço de venda de um produto eu devo acrescentar o custo de distribuição (investimento para levar meu produto até os pontos de venda), o custo de marketing (investimento para divulgar e vender meu produto), os tributos (impostos) e finalmente o percentual de lucro desejado. Todos esse são indicadores que precisam ser acompanhados!


Viu só?! Não é que seja difícil, mas é complexo. Toda tarefa que realizamos tem um grau de complexidade e a única forma de fazer algo bem feito é abraçar a complexidade da tarefa. Com o tempo, cada operação vai encontrando caminhos para simplificar o acompanhamento das suas rotinas, mas a generalização desses métodos simplificadores costuma implicar em erro, porque cada operação funciona de um jeito específico, principalmente no que se refere à prestação de serviços.


Para fazer um breve e muito apropriado adendo: é exatamente porque essa simplificação não funciona que é errado precificar projetos por metro quadrado. Além de partir do princípio de que todas as operações são iguais, afasta os arquitetos gestores do acompanhamento dos custos dos seus projetos, configurando profissionais distantes das realidades dos seus negócios.


E, voltando ao tema, em arquitetura, MEDIR significa acompanhar basicamente dois tipos de indicadores: aqueles relacionados ao custo da infra-estrutura de trabalho (o escritório e suas ferramentas - mesas, computadores, etc.) e aqueles relacionados a aplicação das horas dos profissionais que compõem a sala técnica; enquanto GERENCIAR significa justamente encontrar equilíbrio entre estrutura e produção, conduzindo a sala técnica através de processos que entreguem os projetos de qualidade utilizando a menor quantidade de horas possível.


Pode-se dizer portanto que um dos objetivos mais básicos da gestão é melhorar a performance da operação.


Agora talvez você esteja se perguntando como você pode melhorar a performance do seu escritório se você não sabe quanto consome de infra-estrutura e horas técnicas em cada projeto. Finalmente chegamos ao ponto: se você não consegue medir, não pode melhorar.


Perceba que mapear o custo da infra-estrutura é relativamente simples: basta fazer uma lista com todas as contas que você precisa pagar mensalmente. O mais difícil é ratear esse custo por projeto, mas a dica é fazer isso utilizando o percentual de horas alocadas em cada projeto dentro do mês em questão, portanto perceba aqui também a importância do mapeamento de horas por projeto.


O principal insumo de um escritório de arquitetura é mão de obra, ou seja, TEMPO!


Então, um vez que você consiga saber quantas horas cada um dos seus colaboradores aplicou em cada etapa do seu fluxo de produção, é mais fácil definir quanto o projeto consumiu de infra-estrutura e folha de pagamento.


Para verdadeiramente gerenciar, você precisa estratificar seu fluxo e entender que etapas estão consumindo mais ou menos tempo, focar no objetivo de cada etapa e parar de aplicar horas em qualquer coisa que seja desnecessária para aquele momento do processo. À medida que você consegue medir o uso das horas dentro do escritório, é possível comparar o tempo de produção entre projetos similares; comparar o tempo que dois profissionais levam para desenvolver tarefas semelhantes, analisar melhores práticas e perceber movimentos de procrastinação; identificar gargalos e formas de aumentar a eficiência da equipe. Na verdade, você passa a compreender e replicar os padrões de eficiência e esse é o único jeito de melhorar performance, ou seja, gastar menos para produzir mais.


O arquiteto que lidera um escritório próprio é um gestor de origem técnica, ou seja, teve sua educação direcionada para os aspectos técnicos do seu ofício e foi pouco preparado para conduzir ema empresa. É natural, portanto, que o arquiteto seja menos atento a processos e indicadores como os que tratamos aqui e é Justamente por isso que o tema dessa postagem representa uma mudança de paradigma importante. Essa nova forma de olhar o escritório leva naturalmente a um acompanhamento mais ativo, que visa eficiência e performance e pode transformar a operação.


Está na hora de você assumir o controle da sua sala técnica e parar de desperdiçar tempo e dinheiro!


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