Direcione sua sala técnica para eficiência

O principal insumo dos escritórios de arquitetura é o TEMPO, dos arquitetos que concebem, interagem com os clientes e desenvolvem os projetos... do gerente de sala técnica que revisa as pranchas, acompanha os orçamentos e as obras… dos desenhistas e técnicos que detalham… ou seja, a forma como você usa o tempo no seu escritório praticamente determina o quão eficiente é a sua operação. Se você pensar bem, isso vale para qualquer negócio, mas em arquitetura é especialmente fácil enveredar por tarefas cujo resultado não será útil, portanto o cuidado do gestor com o tempo que os profissionais aplicam no trabalho deve ser redobrado.

O Caminho para Eficiência

Encontrar o caminho para a EFICIÊNCIA significa definir um fluxo de produção que evite paradas, rodeios e retrabalho, significa estabelecer uma sequência de etapas que não permite começar nada sem a certeza de que os pré-requisitos para a tarefa em questão estão realmente definidos. Ser eficiente significa produzir o máximo com a menor quantidade de recursos possível e, como já dissemos, o principal recurso a ser poupado em arquitetura é o tempo dos profissionais.

Começar um estudo sem um diagnóstico aprofundado aumenta muito a chance de refação desse estudo. Renderizar imagens para apresentar um estudo sobre o qual não se discutiu layout diminui as chances de aprovação e abre as portas para o cliente querer ver todas as imagens de estudo renderizadas dali em diante. Detalhar móveis para uma cozinha sem definir objetivamente com o cliente que equipamentos ele vai querer utilizar aumenta muito o risco de ele solicitar alterações pós detalhamento... E estes são apenas alguns exemplos de problemas que podemos ter por não utilizar uma sequência de etapas apropriada.

Dedique tempo para pensar sobre o seu fluxo de produção, envolva sua equipe nesse processo e realmente procure aplicar o que vocês definirem como melhores práticas.

Um rio tortuoso, cheio de gargalos e pedras ou uma corredeira larga e fluida?

Uma vez que você tenha desenhado o seu fluxo de produção, é preciso entender que este é um exercício imaginativo, de especulação, portanto sujeito a erros. É preciso aplicar o que foi definido, testar, e aprimorar. A diferença está na forma como você vai processar os erros que você encontrar!

Aprenda com os Erros

Alguns profissionais estão atentos aos erros e reagem com incrementos de melhoria ao processo enquanto outros abraçam os erros como se eles devessem fazer parte do fluxo.

Estes profissionais normalmente justificam esse comportamento explicando que a arquitetura é algo subjetivo, que mais se assemelha a arte, que as reações do cliente não podem ser previstas e que, portanto, não se pode sujeitar a criação aos rigores de uma linha de produção. Obviamente produzir arquitetura não é como produzir carros em uma linha de montagem e não se pode tratar o mix de insumos com a mesma objetividade da indústria de cosméticos, por exemplo, mas isso não faz da linha de produção em arquitetura algo completamente subjetivo.

Os 3 Principais Parâmetros para Cálculo de Eficiência

A produção pode ser analisada a partir de 3 parâmetros: VOLUME, QUALIDADE e TEMPO. Analise a seguinte afirmação:

“Na última semana, João produziu 3 pranchas A3 com todos os cortes solicitados e estes apresentavam todos os detalhes construtivos necessários.”

O arquiteto responsável pelo escritório ou o gerente de sala técnica pode então inferir:

1. do ponto de vista do volume de trabalho, foram 3 pranchas que continham todos os desenhos solicitados;

2. do ponto de vista da qualidade do trabalho, os cortes continham os detalhes construtivos necessários, portanto estava tudo OK;

3. do ponto de vista do tempo de trabalho, o responsável pela tarefa levou as horas equivalentes às suas jornadas de trabalho de uma semana.

...mas como dizer se esse resultado é bom?

Não é possível afirmar isso sem utilizar parâmetros de comparação! Portanto vamos verificar o resultado de um outro colaborador do mesmo escritório:

“Pedro produziu 3 pranchas com cortes similares aos de João em 2 dias!”

Ora, se do ponto de vista do volume (dado objetivo - quantidade de pranchas/desenhos) e da qualidade (dado relativamente subjetivo, mas facilmente verificável, pois todo escritório possui padrões de qualidade facilmente reconhecíveis) dos desenhos, a produção pode ser considerada equivalente, restará avaliar o fator tempo.

E é justamente aí que a maioria dos escritórios se perde. Tente responder você mesmo as perguntas a seguir:

1. Quanto tempo você pessoalmente aplicou no desenvolvimento do seu último projeto?

2. Quanto tempo cada membro da sua equipe aplicou no desenvolvimento das etapas com as quais estiveram envolvidos no seu último projeto?

3. Você é capaz de comparar o tempo utilizado no desenvolvimento de uma etapa com o que você estimou e analisar discrepâncias entre tempo de produção previsto e realizado?

A maioria dos escritórios de arquitetura não consegue responder objetivamente as perguntas acima, portanto não conseguem verificar e avaliar a própria produção.

Agora imagine: se eu consigo acompanhar e determinar que Pedro executou uma tarefa similar (volume e qualidade) a tarefa de João em um terço do tempo, eu posso investigar o que aconteceu e descobrir se esta é apenas uma questão de diferença de capacidade entre os dois profissionais (o que por si só já me orienta a decidir entre capacitar ou substituir João) ou se Pedro está utilizando algum tipo de recurso que pode ser adotado por João para reduzir o tempo aplicado nesse tipo de tarefa. Este recurso pode ser procedimental (Pedro segue as etapas de uma forma diferente ou se utiliza de uma etapa diferente, ou seja, faz as coisas de um jeito diferente) ou ferramental (Pedro utiliza um computador ou um software diferente), mas o fato é que, em ambos os casos, é preciso entender e replicar as boas práticas para que todos possam ser tão eficientes quanto Pedro e você só pode direcionar essas ações de melhoria se for capaz de medir o tempo que os colaboradores levam para realizar suas atividades.

Isso aponta para a necessidade de se implantar ferramentas para acompanhamento de tempo de produção nos escritórios de arquitetura. Sem isso, fica impossível determinar o quão eficiente é um colaborador ou um processo.

O tempo como insumo da vida

Uma outra consideração importante que se pode fazer sobre a implementação do paradigma de gestão de produção em base tempo é que ele nos ajuda a manter o foco na entrega de produtos efetivos, que merecem esforço.

O tempo não é apenas o principal custo de um escritório, mas também o principal insumo da vida - não se deve permitir que as pessoas invistam tempo em atividades que não estão prontas para evoluir, cujo produto não vá de fato ser utilizado ou cujo trabalho tenha grande chance de precisar ser refeito porque determinados aspectos ainda não foram devidamente tratados com o cliente.

É preciso controlar bem o nível de incerteza durante a execução de um projeto sob pena de se estar refazendo as coisas constantemente e perdendo tempo.

Você não pode gerir aquilo que não pode medir!

Em resumo, você simplesmente não pode gerir aquilo que não é capaz de medir. Definia um fluxo de produção, acompanhe o desenvolvimento das atividades, meça o tempo de produção, aprenda com os erros e melhore constantemente seu fluxo de trabalho. Envolva sua equipe nesse processo! Repita!!!